Besetzen Sie die Stelle — oder automatisieren Sie sie.
Eine Vollzeitstelle im Kundenservice kostet 30.000 bis 50.000 € im Jahr. Unsere Software übernimmt den schriftlichen Teil dieser Arbeit automatisch — Bestellstatus, Retouren, Standardfragen, in Ihrem Ton und DSGVO‑konform — für einen Bruchteil davon: bis zu 35.000 € Ersparnis pro Jahr. Was unklar ist, geht nicht raus, sondern landet als Entwurf bei Ihrem Team.
„Guten Morgen, ich habe vor fünf Tagen bestellt und bis heute keine Versandbestätigung bekommen. Können Sie mir sagen, wo mein Paket bleibt?“
„Guten Morgen Frau Weber, Ihre Bestellung #4712 hat heute früh unser Lager verlassen. Ihre Sendungsnummer: 0034043429821. Die Zustellung ist für Donnerstag geplant …“
Versendet nach Ihrem Regelwerk. Unter der Schwelle: Entwurf im Dashboard Ihres Teams.
Warum jetzt
Der schriftliche Teil einer Kundenservice-Stelle ist automatisierbar geworden.
PostfachPilot ersetzt den Routineanteil — typischerweise 60 bis 80 Prozent des Aufkommens. Telefon und Sonderfälle bleiben bei Ihrem Team. Für alles andere gilt:
1 Minute
statt Stunden Antwortzeit — auch abends, am Wochenende und im Weihnachtsgeschäft.
0–0 %
der Anfragen sind Routine: Bestellstatus, Retouren, Rechnungen, Standardfragen. Genau die übernimmt die Software.
0–0 Tage
bis zum Betrieb. Anbindung auf Ihrer Seite: rund 15 Minuten. Den Rest richten wir ein.
Kalkulation
Miete statt Gehalt — rechnen Sie selbst.
Schriftliche Kundenanfragen pro Monat
400Eigene Bearbeitung (1 Stelle)
3.300 €
pro Monat Arbeitgeberkosten — plus Recruiting, Einarbeitung, Urlaub und Krankheit
PostfachPilot — Tarif Wachstum
549 €
pro Monat, Einrichtung inklusive, monatlich kündbar
Ihre Ersparnis
33.012 € / Jahr
2.751 € pro Monat für den schriftlichen Routineanteil
Annahmen: 3.300 € Arbeitgeberkosten je Vollzeitstelle (Durchschnittsgehalt Kundenservice plus Lohnnebenkosten), eine Stelle bewältigt rund 1.000 schriftliche Anfragen pro Monat. Ab 1.000 Anfragen rechnet PostfachPilot mit einem Volumen-Richtwert von 0,60 € je Anfrage.
Ablauf
In drei Schritten im Betrieb
Anbinden
Weiterleitung oder IMAP-Zugriff auf Ihr Support-Postfach — oder direkt an Ihr Helpdesk. Keine Umstellung Ihrer Systeme, rund 15 Minuten Aufwand auf Ihrer Seite.
Wir richten ein
Ihre FAQ, Versand- und Retourenregeln, Kulanzgrenzen und Ihr Ton wandern in das Regelwerk. Die Konfidenzschwelle legen wir gemeinsam fest — Einrichtung im Preis enthalten.
Die Software antwortet
Routinefälle gehen automatisch raus, jede Antwort steht im Protokoll. Alles unterhalb der Schwelle landet als fertiger Entwurf im Dashboard — Ihr Team gibt frei oder übernimmt.
Arbeitsteilung
Was automatisch rausgeht — und was Ihr Team sieht
Beantwortet automatisch
- Bestellstatus und Sendungsverfolgung
- Retouren und Umtausch nach Ihren Regeln
- Rechnungskopien und Beleganfragen
- Produktfragen aus Ihrer Wissensbasis
- Adressänderungen vor dem Versand
- Stornierungen innerhalb Ihrer Fristen
Legt sie Ihrem Team vor
- Kulanzentscheidungen über Ihrem Limit
- Rechtliche Themen und Widerrufskonflikte
- Beschwerden mit Eskalationsstufe
- Alles unterhalb der Konfidenzschwelle
| Zeit | Anfrage | Angewendete Regel | Konfidenz | Status |
|---|---|---|---|---|
| 08:04 | Wo bleibt Bestellung #4712? | Bestellstatus + Sendungsnummer | 96 % | Automatisch |
| 09:12 | Retoure — falsche Größe | Retoure innerhalb 30 Tagen | 93 % | Automatisch |
| 11:47 | Rechnungskopie zu #4655 | Beleg aus Shopsystem | 98 % | Automatisch |
| 13:29 | Ware beschädigt, verärgert | Eskalationsstufe erreicht | 61 % | Zur Freigabe |
Konditionen
Drei Tarife, keine Einrichtungsgebühr
Start
349 € / Monat
bis 300 Anfragen im Monat
- E-Mail-Postfach-Anbindung
- Regelwerk und Wissensbasis, von uns eingerichtet
- Dashboard und volles Protokoll
- Monatlich kündbar
Wachstum Meistgewählt
549 € / Monat
bis 1.000 Anfragen im Monat
- Alles aus Start
- Helpdesk-Anbindung: Zendesk, Freshdesk, Zammad, OTRS
- Shop-Anbindung für Bestellstatus und Retouren
- Wöchentlicher Report: Themen, Zeiten, Auffälligkeiten
Volumen
individuell
ab 1.000 Anfragen im Monat
- Alles aus Wachstum
- Mehrere Postfächer und Marken
- Chat und Kontaktformulare
- Fester Ansprechpartner
Zum Vergleich: Eine Vollzeitstelle im Kundenservice kostet rund 3.300 € Arbeitgeberkosten im Monat — vor Recruiting und Einarbeitung.
Leitplanken
Harte Grenzen statt guter Vorsätze.
Automatik ist nur so gut wie ihre Leitplanken. Deshalb sind unsere fest im Regelwerk verankert — und Sie behalten jederzeit den Schalter in der Hand.
Keine Zusagen außerhalb Ihres Regelwerks
Kulanzlimits, Fristen, Ausschlussthemen: Was das Regelwerk nicht deckt, wird nicht versendet, sondern vorgelegt. Die Software erfindet keine Rabatte und gibt keine Rechtsauskünfte.
DSGVO-konform per Auftragsverarbeitung
Sie erhalten einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Verarbeitung in der EU, keine Nutzung Ihrer Kundendaten für andere Zwecke.
Volle Nachvollziehbarkeit
Jede eingegangene und versendete Nachricht steht im Protokoll — inklusive Konfidenzwert und angewendeter Regel. Stichprobe oder Vollkontrolle: Ihre Entscheidung.
Der Schalter gehört Ihnen
Die Konfidenzschwelle stellen Sie ein. Auf Wunsch läuft die Software auch im reinen Entwurfsmodus: nichts geht raus, bevor Ihr Team freigibt.
Fragen
Häufige Fragen
Ersetzt das eine ganze Stelle?
Den schriftlichen Routineanteil — je nach Branche 60 bis 80 Prozent des Aufkommens. Telefon, Sonderfälle und Kulanzentscheidungen bleiben bei Ihrem Team. Ehrliche Antwort: Wer überwiegend telefonischen Service braucht, ist bei uns falsch.
Was passiert, wenn die Software sich nicht sicher ist?
Unterhalb der Konfidenzschwelle wird nichts versendet. Die Anfrage landet mit einem fertigen Antwortentwurf im Dashboard, Ihr Team gibt frei oder übernimmt.
Kann sie falsche Zusagen machen?
Das Regelwerk setzt harte Grenzen: Kulanz nur bis zu Ihrem Limit, keine Aussagen zu Rechtsfragen, keine Preiszusagen außerhalb Ihrer Vorgaben. Alles außerhalb der Grenzen wird vorgelegt statt versendet — und jede Antwort ist im Protokoll nachvollziehbar.
Welche Systeme werden unterstützt?
Jedes E-Mail-Postfach per Weiterleitung oder IMAP — ganz ohne Systemumstellung. Direkt angebunden: Zendesk, Freshdesk, Zammad, OTRS sowie Shopify, WooCommerce und Shopware für Bestellstatus und Retouren.
Wie läuft die 48-Stunden-Probe ab?
Sie schicken uns 3 bis 5 typische Kundenanfragen (gern anonymisiert) und einen Link zu Ihren FAQ oder AGB. Innerhalb von 48 Stunden bekommen Sie die Antworten, die PostfachPilot geben würde — kostenlos und unverbindlich.
Wie lange dauert die Einrichtung?
3 bis 5 Werktage. Die Anbindung auf Ihrer Seite dauert rund 15 Minuten, den Rest — Wissensbasis, Regelwerk, Testlauf — übernehmen wir.
Testen Sie die Software an Ihren echten Anfragen.
Schicken Sie uns 3 bis 5 typische Kundenanfragen aus Ihrem Postfach. Innerhalb von 48 Stunden sehen Sie die Antworten, die PostfachPilot in Ihrem Namen geben würde — kostenlos, unverbindlich, ohne Systemzugriff.
probe@leitwerk-software.de